Zmiana w wytycznych GMP (Dobrej Praktyki Wytwarzania) – Rozdział 8

13 sierpnia 2014 r. Komisja Europejska opublikowała zmienioną wersję Rozdziału 8: Reklamacje, Defekty Jakościowe i Wycofanie Produktu do wytycznych GMP (Dobrej Praktyki Wytwarzania). Termin wejścia w życie zmienionej wersji upływa 1 marca 2015 roku.

Rozdział 8 zawiera obszerne zmiany i w praktyce jest całkowicie zmieniony.

Zasada: „W celu ochrony zdrowia ludzi i zwierząt, należy zapewnić istnienie systemu i odpowiednich procedur służących do zarejestrowania, oceny, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i przeglądu reklamacji z włączeniem tych, które dotyczą potencjalnych defektów (wad) jakościowych, i jeżeli zachodzi taka potrzeba, do efektywnego i natychmiastowego wycofania produktów leczniczych stosowanych u ludzi lub zwierząt oraz badanych produktów leczniczych z sieci dystrybucji. (…)”.

Zmieniona wersja Rozdziału 8 wprowadza zasady Zarządzania Ryzykiem Jakości do postępowania wyjaśniającego i oceny wad jakościowych, do procesu podejmowania decyzji odnośnie wycofania produktu, działań naprawczych i zapobiegawczych oraz innych działań zmniejszających ryzyko.

Dodatkowo zmieniona wersja definiuje oczekiwania w odniesieniu do:

• Personelu i Organizacji,
• Procedur postępowania w przypadku reklamacji i wyjaśniania reklamacji z włączeniem tych, które dotyczą potencjalnych defektów jakościowych,
• Postępowania wyjaśniającego i procesu decyzyjnego,
• Analizy przyczyn źródłowych oraz działań naprawczych i zapobiegawczych,
• Wycofania produktu i innych działań zmniejszających ryzyko.

Personel i Organizacja

W obszarze dotyczącym Personelu i Organizacji wymaga się, aby do zarządzania reklamacjami i przeprowadzania postępowania wyjaśniającego dotyczącego wad jakościowych a także podejmowania decyzji odnośnie środków, które należy przedsięwziąć do zarządzania potencjalnym(i) ryzykiem(ami), które towarzyszy(ą) takim działaniom, włączając wycofanie produktu, był dostępny odpowiednio wyszkolony i doświadczony personel. Należy rozważyć utworzenie zespołów interdyscyplinarnych.

Wystarczająca liczba wyszkolonego personelu i odpowiednie zasoby powinny być dostępne do przeprowadzenia postępowania w przypadku reklamacji, oceny, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i przeglądu reklamacji z włączeniem tych, które dotyczą wad jakościowych oraz do implementacji wszelkich działań zmniejszających ryzyko. Wystarczająca liczba wyszkolonego personelu i odpowiednie zasoby powinny być również dostępne do zarządzania współdziałaniem z właściwymi Organami (władzami).

Należy formalnie i na bieżąco poinformować Osobę Wykwalifikowaną włączoną w proces certyfikacji służący zwolnieniu serii, która(e) jest(są) przedmiotem działań opisywanych w Rozdziale 8, o każdym postępowaniu wyjaśniającym, o wszystkich podjętych działaniach zmniejszających ryzyko oraz o każdej operacji wycofania produktu.

Procedury postępowania w przypadku reklamacji i wyjaśniania reklamacji z włączeniem tych, które dotyczą potencjalnych defektów jakościowych

Ta część nowego Rozdziału 8 stanowi: „(…) Wszystkie reklamacje powinny być tak udokumentowane i ocenione, aby można było ustalić czy dotyczą potencjalnego defektu jakościowego, czy innych kwestii. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, żeby ustalić czy reklamacja lub podejrzenie wady jakościowej dotyczy sfałszowania produktu. (…)”.

W przypadku, kiedy postepowanie wyjaśniające dotyczące wady jakościowej zostaje zainicjowane, powinny istnieć procedury uwzględniające przynajmniej, co następuje:

1. Opis zgłoszonej wady jakościowej.
2. Określenie zasięgu wpływu wady jakościowej. W tym kontekście należy rozważyć sprawdzenie i przebadanie prób referencyjnych i/ lub archiwalnych, a w niektórych  przypadkach, należy dokonać przeglądu raportu produkcji serii, raportu certyfikacji serii, raportów dystrybucji serii (szczególnie dla produktów wrażliwych na działanie temperatury).
3. Konieczność sprowadzenia próby wadliwego produktu lub jego zwrotu od zgłaszającego reklamację a kiedy próba zostanie dostarczona, konieczności przeprowadzenia jej właściwej oceny.
4. Ocena ryzyka(ryzyk) wywołanego(ych) wadą jakościową według wagi i zasięgu, jakie dana wada jakościowa może wywołać.
5. Proces podejmowania decyzji, który należałoby zastosować odnośnie potencjalnej konieczności powzięcia działań zmniejszających ryzyko w sieci dystrybucji, takich jak wycofanie serii lub produktu czy też inne działania.
6. Ocena wpływu, jaki może mieć operacja wycofania produktu leczniczego na jego dostępność dla pacjentów/ zwierząt na rynkach dotkniętych taką operacją oraz konieczność powiadomienia właściwych Organów (władz) o tym wpływie.
7. Organizacja systemu wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji, dotyczącej przepływu informacji odnośnie wady jakościowej i postępowania wyjaśniającego, którego ona dotyczy.
8. Identyfikacja potencjalnej(ych) przyczyny(przyczyn) źródłowej(ych) wady jakościowej.
9. Konieczność identyfikacji i implementacji odpowiednich działań naprawczych i zapobiegawczych (CAPAs) dla danego problemu i oceny efektywności zastosowanych działań naprawczych i zapobiegawczych (CAPAs).

Postępowanie wyjaśniające i proces decyzyjny

Ta część zmienionego rozdziału precyzuje zastosowanie zasad Zarządzania Ryzykiem Jakości, aby wspomóc decyzje dotyczące wymiaru powziętych działań wyjaśniających i operacji odnośnie wagi oraz zasięgu wszystkich zgłoszonych wad jakościowych. „Decyzje, które zostały podjęte podczas i w następstwie przeprowadzonych postępowań wyjaśniających a dotyczących wad jakościowych powinny odzwierciedlać poziom ryzyka, który jest powiązany z daną wadą jakościową, tak samo jak z wagą/ poziomem niezgodności w odniesieniu do wymagań pozwolenia na dopuszczenie do obrotu/ specyfikacji produktu lub GMP. (…)”.

W zmienionej wersji dokumentu, wymagania odnośnie powiadamiania właściwych Organów (władz) o wadach jakościowych są również doprecyzowane i lepiej przystają do sformułowań zawartych w Dyrektywie 2003/94/EC. „Wytwórca zgłasza we właściwym czasie wady jakościowe do posiadacza zezwolenia na dopuszczenie do obrotu/ sponsora i wszystkich właściwych Organów (władz), których to dotyczy w przypadkach, kiedy defekt jakościowy może spowodować wycofanie produktu lub anormalne ograniczenie jego dostaw.” 

Analiza przyczyn źródłowych oraz działania naprawcze i zapobiegawcze

Ta część Rozdziału 8 składa się z czterech sekcji i zawiera wymagania odnośnie zastosowania odpowiedniego poziomu analizy przyczyny źródłowej, podczas przeprowadzania postępowania wyjaśniającego wady jakościowe. Poza tym, w odpowiedzi na wadę jakościową należy również zidentyfikować i zastosować odpowiednie środki naprawcze i zapobiegawcze (CAPAs)  właściwe dla tej wady jakościowej. Należy również monitorować i oceniać skuteczność zastosowanych działań.

Wycofanie produktu i inne działania zmniejszające ryzyko

Ostatnia cześć zmienionego dokumentu wymaga stworzenia procedur odnośnie podjęcia operacji wycofania produktu lub wprowadzenia innych działań mających na celu zmniejszenie ryzyka.

Również ta część dokumentu podejmuje zastosowanie zasad Zarządzania Ryzykiem Jakości do procesu decyzyjnego odnośnie wycofania produktu a dodatkowo wskazuje inne potencjalne działania zmniejszające ryzyko, jakie należałoby rozważyć w celu zarządzania ryzykiem powiązanym z wadami jakościowymi (np. emitowanie ostrzegawczych komunikatów skierowanych do  pracowników ochrony zdrowia).

W zmienionym rozdziale znajdują się również informacje na temat operacji przeprowadzania symulowanego wycofania produktu. Ocena skuteczności ustalonych procedur odnośnie wycofania produktu powinna obejmować zarówno sytuacje zachodzące w godzinach pracy jak również poza nimi. Należy rozważyć zasadność przeprowadzenia symulowanego wycofania produktu. Taka ocena powinna być udokumentowana i uzasadniona.

Należy pamiętać o obowiązku powiadamiania z wyprzedzeniem wszystkich właściwych Organów (władz), których to dotyczy, o zamiarze wycofania produktu. „Należy również rozważyć czy zamierzona operacja wycofania produktu może mieć wpływ na różne rynki i w jaki sposób; jeżeli tak, należy wypracować i przedyskutować z właściwymi władzami odpowiednie, specyficzne dla danego rynku działania mające na celu zmniejszenie ryzyka. W przypadku rozważań dotyczących ryzyka niedoboru produktu leczniczego, dla którego nie ma zatwierdzonego produktu alternatywnego, należy wziąć pod uwagę jego zastosowanie terapeutyczne zanim zapadnie decyzja odnośnie działania zmniejszającego ryzyko, jakim jest wycofanie produktu. (…)”.